¡Dímelo por mail!
Que la forma de comunicarnos ha cambiado no es una novedad. La empresa no es una excepción. La necesidad de inmediatez en las conexiones, esa urgencia que todo lo impregna, electrificó también hace tiempo la forma en que contactamos con clientes, proveedores, amistades y entidades públicas. El correo electrónico, familiarmente conocido como "email", o incluso "mail", ya es parte de nuestro día a día.
Cambia el medio. ¿Cambian las formas? Por supuesto. El correo electrónico, aunque ágil, no deja de ser una comunicación escrita que, de una forma u otra, permanece. Como medio escrito, tiene sus requisitos; como tarjeta de representación de una empresa, debe respetar unas formas y unos usos. Esta segunda característica del correo electrónico la trataré en una entrada posterior.
Centrémonos en el correo electrónico. ¿Qué elementos debe contener? ¿Qué vocabulario habría que utilizar? ¿Se firma, un email?
La estructura es importante. Ecolohosting, una empresa mejicana dedicada al diseño y alojamiento de páginas en Internet (qué difícil es evitar los términos técnicos en inglés) dedica un artículo a su correcta redacción. Título (o subject), saludo, cuerpo y despedida son elementos indispensables.
Cuidado con el título. En muchas ocasiones, decide el destino de un email: hacer doble click para abrirlo o enviarlo a la papelera. Palabras clave, no demasiado largo y sin saludos.
En el contenido hay que comenzar con un saludo. Una comunicación asíncrona requiere un saludo igualmente atemporal. Por lo que al cuerpo del mensaje se refiere, no debería sobrepasar los tres párrafos (y éstos no deberían ser muy extensos). Si hay diversos temas a tratar, es más aconsejable enviar un correo electrónico por cada tema, de forma que se creen hilos de conversación monotemáticos, más fáciles de procesar y archivar.
La despedida deberá respetar el tono general del mensaje e incluir una firma que identifique la autoría del mismo.
Detalles como el vocabulario utilizado, que sea rico y específico, una ortografía cuidada y una estética limpia y ordenada harán que los correos electrónicos que se escriban transmitan esas mismas características acerca de nosotros y de nuestra empresa.
¡Dímelo por mail!
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